Tampereen tietotekniikkamokat, osa 2: Henkilötietojen ulkoistaminen

Tässä sarjassa nostan esiin joitain Tampereella sattuneita tietotekniikkamokia. Tarkoituksena ei ole erityisesti kuitenkaan jumiutua näihin yksittäistapauksiin, vaan käyttää niitä esimerkkeinä miettiäkseni perustavamman tason ongelmia, joiden takia nämäkin ongelmat ovat ylipäätään olleet mahdollisia. Pääajatukseni on, että asiantuntevalla hoidolla tietotekniikasta olisi mahdollista säästää paljon rahaa, jolle löytyisi tarpeellisempaa käyttöä muualla. Toisessa osassa otan käsittelyyn mokan, jossa isojen numeroiden lisäksi on kyse vakavasta ongelmasta yksityisyydensuojalle ja riittävän tietoteknisen ymmärryksen alasajosta kaupungissa.

Mitä tapahtui?

Tampereen kaupunki on perinteisesti ollut tietoteknisessä osaamisessa edelläkävijä. Osaaminen on syntynyt perinteiseen tapaan sitä tarvinneissa yksikössä, kun järjestelmiä on kehitetty systemaattisesti pitkien aikojen kuluessa ja nimenomaisesti kyseisen yksikön tarpeisiin, rinta rinnan yleisen teknisen kehityksen kanssa. Joillain erityissektoreilla kaupungin palveluksessa työskentelee eräitä maan parhaimmista osaajista. Harmillisesti kaupunki ei näytä ymmärtävän tämän tietämyksen merkitystä.

Vuoden 2007 alusta Tampere siirtyi tilaaja-tuottajamalliin, eikä siirtymässä tietenkään kaikki mennyt aivan putkeen. Vaikka puolien periaatteessa pitäisi olla tasaveroisia toimijoita, Tampereella hallintoviranomaiset rynnivät nopeasti pomoiksi tilaajapuolelle, kun taas kaikki käytännön osaaminen jäi tuottajapuolelle, ja tilaajapuoli joutui kyselemään tuottajapuolelta, mitä sen pitäisi tilata. Mallia alettiin myös soveltaa toimintoihin, joihin se istuu erittäin huonosti. Mallia käyttävistä organisaatioista esimerkiksi Metsäkeskus on selkeästi eriyttänyt viranomaistoiminnan kokonaan sen ulkopuolelle.

Toinen alue, jossa mallilla saadaan työhön tehokkaasti ylimääräisiä mutkia, on juuri tietotekniikka. Syntyi Tietohallinto ja Tampereen Tietotekniikkakeskus Liikelaitos. Nyt virastojen työntekijät joutuivat hyväksyttämään hankintansa tietohallinnolla, joka luonnollisesti ei voinut tuntea erikoisalojen ohjelmistoja. Työn keskiössä olevia tietoja pyörittäviin palvelimiin käsiksi pääsy saattoi käydä mahdottomaksi, mutta ainakin työasemien näytöt vaihdettiin uusiin säännöllisin väliajoin, oli entisessä vikaa tai ei.

Loppuvuonna 2010 kaupunki myi tietotekniikkakeskuksensa Fujitsu Servicesille 16,7 miljoonan euron hinnalla. XL-ryhmä kannatti, vasemmisto vastusti päätöstä. Kaupassa siirtyi monopoliaseman lisäksi 10,7 miljoonan euron edestä omaisuutta ja tietojärjestelmäkokonaisuus, jonka rakentaminen oli tullut vuosien myötä maksamaan jokusen miljoonan sekin. Kymmenen kaupungin työntekijää siirtyi tietohallinnon puolelle ja 130 Fujitsulle tai TeliaSoneralle, joka samassa rytäkässä sai kaupungin puhelinpalvelut hoitoonsa. Tietotekniikkakeskuksen vuotuiseksi tuotoksi myyntihetkellä arvioitiin 4–5 miljoonaa euroa. Kaupassa sovittiin, että seuraavien viiden vuoden ajan kaupunki maksaa palveluista 2,5 miljoonaa euroa vuodessa vähemmän kuin siihen saakka. Summa on noin puolet siitä, jolla sittemmin kaupungilta pois lähtenyt tietohallintojohtaja Teppo Sulonen perusteli kaupan kannattavuutta.

Tampereen lisäksi keskus hoitaa myös seitsemän lähikunnan ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin perustietotekniikkaa sekä järjestelmäpalveluita. Aluksi Fujitsu kaavaili sijoittavansa fyysiset palvelimet Etelä-Afrikkaan, mutta luopui suunnitelmasta sittemmin. Uutisoinnista on rivien välistä luettavissa, että sairaanhoitopiirin painostus potilastietojen pitämiseksi Suomessa oli suurin syy ideasta luopumiseen. Puolentoista vuoden aikavälillä palveluiden kokonaiskustannukset ovat ilmeisesti nousseet. Viiden vuoden sopimuksen umpeuduttua palvelut on tarkoitus kilpailuttaa uudelleen, ja kieltämättä olisikin mielenkiintoista katseltavaa, jos kaupungin itse itselleen räätälöimät järjestelmät vaihtuisivat päivässä toisiin.

Miksi tämä on moka?

Byrokratia, keskijohdon paisuminen ja organisaatiokaavion yleinen sekavuus sikseen. Tietotekniikan merkitys on nykyään aika lailla toinen kuin keski-iältään viisikymppisen kaupunginvaltuuston nuoruudessa. Kaikki tiedon hallinta, säilöminen ja käsittely vaatii tekniikkaa. Kun ulkoistetaan tietotekniikka prosessista, siirretään aivan fyysisesti myös itse tieto, joka sijaitsee tietokoneiden kovalevyillä. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi kaupunkilaisten henkilötiedot ovat yksityisen yrityksen hallussa, mukaan lukien sellaiset jotka on turvakiellolla salattu esimerkiksi suojakeinona lähestymiskiellon yhteydessä. Pelkästään toisen ihmisen henkilötunnuksella pystyy saamaan aikaan suunnatonta vahinkoa, mutta turvakiellossa olevalle henkilölle tietojen vuotaminen väärään paikkaan uhkaa pahimmillaan henkeä.

Kaikki kunnia Fujitsun työntekijöille, mutta heillä ei ole eikä heillä pidä olla viranomaisvastuuta arkaluontoisten henkilötietojen käsittelystä. Jos jokin väärinkäytös paljastuisi – ja toivon todella että tältä vältytään – olisi mahdotonta osoittaa viranhaltijaa, jolle asiasta oikeasti voisi kuulua vastuu. Asia ei muutu sillä, että palvelimet sijaitsevat Helsingissä eivätkä Kapkaupungissa.

Miten moka voitaisiin välttää tulevaisuudessa?

  • Tietoihin pääsyä täytyy yleisesti ottaen ajatella erilaisten skenaarioiden kautta. Kun kyse on arkaluonteisista tiedoista, on erityisesti varauduttava pahimpiin mahdollisiin vaihtoehtoihin, tyhmyyteen, oman edun tavoitteluun ja suoranaiseen pahansuopaisuuteen. Varsin realistinen olettamus on, että jos rekisteriä voidaan käyttää väärin, sitä myös käytetään väärin.
  • Ulkoistamisinnon keskellä täytyy olla tarkkana, paitsi siinä minkä ulkoistaminen oikeasti kannattaa, myös siinä ettei vahingossa menetetä omaa erikoisosaamista. Vinkkinä mainittakoon, että tuottelias äänijänteiden käyttö ei useimmilla aloilla ole erityisen tärkeä tekijä henkilön asiantuntemusta arvioidessa. Asioissa, jotka vaativat pitkäjänteistä kehitystä ja alan perusosaamista syvempää ymmärrystä, lyhyen tähtäimen säästöt tulevat helposti hyvin kalliiksi.
  • Tietotekniikka tulisi nähdä kaupungin prosessien keskeisessä ytimessä, jota se nykymaailmassa tosiasiallisesti on, eikä siivoamisen kaltaisena ulkoisena tukitoimintona (mikä ei tietenkään tarkoita etteikö siivoojien työ olisi tärkeää, ainoastaan helpommin irrotettavissa muusta tekemisestä). Tiedon prosessointi tulee pitää mahdollisimman lähellä varsinaisia tekijöitä ja heidän käsissään, ei jonain joka on ulkoistettavissa kolmansille osapuolille rampauttamatta samalla itse prosessia.

Näin tavallisen kansalaisen näkökulmasta olisi voinut olla jopa rauhoittavaa, jos Fujitsu olisi siirtänyt henkilötietoni Etelä-Afrikkaan. Ainakin sieltä asti tulevat laina-anomukset on helpompi todistaa jonkun muun tekemiksi, ja kukaan tuskin tonkisi potilastietojani siksi että tuntee serkkuni.

Tampereen tietotekniikkamokat, osa 1: Bussiaikataulunäytöt

Viimeisten viikkojen ajan on kohistu Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin potilastietojärjestelmän kilpailutuksesta, tai oikeammin sellaisen täydellisestä puutteesta. Vastaavia tapauksia putkahtelee julkisuuteen säännöllisin väliajoin. Julkissektori vaikuttaa olevan poikkeuksellisen lahjakas upottamaan IT-hankintoihin suunnattomia summia ilman, että veronmaksajat samalla saisivat edes jonkinlaista vastinetta rahoilleen. Päätinkin aloittaa sarjan blogauksia, jossa nostan esiin joitain Tampereella sattuneita tietotekniikkamokia. Tarkoituksena ei ole kuitenkaan erityisesti jumiutua näihin yksittäistapauksiin, vaan käyttää niitä esimerkkeinä miettiäkseni perustavamman tason ongelmia, joiden takia nämäkin ongelmat ovat ylipäätään olleet mahdollisia. Pääajatukseni on, että asiantuntevalla hoidolla tietotekniikasta olisi mahdollista säästää paljon rahaa, jolle löytyisi tarpeellisempaa käyttöä muualla. Ensimmäisessä osassa käsittelen asiaa, joka on näkynyt useimpia tietotekniikkaongelmia selkeämmin tavallisille kaupunkilaisille, mutta josta siitä huolimatta on puhuttu vähän: bussien tulosta kertovia aikataulunäyttöjä pysäkeillä.

Mitä tapahtui?

Bussien seurantajärjestelmää on yritetty rakentaa Tampereella vuosikausia. Pöytäkirjoja päätöksenteosta on kaupungin sivuilla nähtävillä vain vuodesta 2010 asti (ei siis edes koko kuluvaa valtuustokautta), joten seuraava perustuu Tampereen joukkoliikenteen vuosikertomuksiin, Kansalaiskioski-palvelun vastauksiin, Liikenne- ja viestintäministeriön joukkoliikennehankeraportteihin sekä kuulopuheisiin. Jos huomaat virheitä, kerrothan asiasta, jotta voin korjata ne.

Suunnittelu aloitettiin ensimmäisen kerran vuonna 1997. Tarjouspyyntöjen pyytelyyn päästiin lokakuussa 1999 ja sopimus tamperelaisen Insta Visual Solutionsin kanssa tehtiin kesäkuussa 2000, joskin mukana oli ilmeisesti myös keskieurooppalainen alihankkija. Pilottivaiheessa järjestelmään oli tarkoitus liittää muiden asioiden ohella 20 pysäkkinäyttöä ja lopullisena tavoitteena oli 200 näyttöä. Lopulliseksi hinnaksi kaavailtiin 5–6 miljoonaa euroa. Koekäytön oli tarkoitus alkaa 2002, mutta hanke viivästyi vuodella. Aikatauluja oli tarkoitus saada myös puhelimeen, mutta toimittajaksi valittu Port Able Media Platforms lopetti toimintansa ennen valmistumista, eikä kaupunki ollut vaatinut jatkuvaa dokumentaatiota, jotta joku toinen olisi voinut jatkaa työtä.

PARAS-informaatiojärjestelmään liittyviä näyttöjä ilmestyi katukuvaan vuosina 2006 ja 2007. Näytöt olivat jatkuvasti epäkunnossa. Vuoden 2006 aikana kaupunki ryhtyi toteuttamaan järjestelmää hyödyntäviä joukkoliikenteen liikennevaloetuuksia. Aikatauluinformaatiojärjestelmien käyttäjämäärät jatkoivat kasvuaan ja palvelut olivat kysyttyjä. 2009 järjestelmän tuki lakkasi kokonaan.

Yhdyskuntalautakunta päätyi marraskuussa 2009 sopimukseen Logican kanssa. Lissu Liikenteenseuranta julkistettiin seuraavana vuonna osana IJ-2010-järjestelmää. Vanhat näytöt poistettiin kokonaan ja uudet asennettiin kesäkuussa 2011, joskin vain muutamille paikoille. Kaupunki osti laitteet busseihin, pysäkeille ja risteyksiin, mutta itse järjestelmä, tiedonsiirto, paikannus ja ylläpito ostetaan palveluna. Ylen mukaan hinnaksi uudelle järjestelmälle tuli reilut miljoona euroa, mutta jutusta ei selviä, mitä summaan sisältyy.

Miksi tämä on moka?

Matkan varrella on tapahtunut useampiakin virhesiirtoja, joista kannattaa ottaa opiksi, mutta ylivoimaisesti ratkaisevin niistä ei johtunut ainoastaan huolimattomuudesta tai asian uutuudesta. Tampereen kaupunki osti toimittajalta sekä infran että softan, siis sekä fyysiset näyttölaitteet että ohjelman, joka niissä pyörii. Näyttöpäätteet siirtyivät kaupungin omaisuudeksi, mutta varsinainen sisältö jäi sen toimittaneen yrityksen omaisuudeksi ja oli siis kaupungilla ainoastaan vuokralla. Sopimuksen umpeuduttua näytöt lakkasivat kerta kaikkiaan toimimasta, ja bussinodottelijat saattoivat vain ihmetellä mustia ruutuja, jotka olivat toimineet käytännössä vain kolme vuotta. Vuoden tauon jälkeen kaupunki osti uudet näytöt. Viime kerrasta ei ilmeisesti otettu opiksi, sillä sopimus toimittajan kanssa on täysin vastaava kuin edellinenkin. Julkisuudessa vaihtoa on selitetty tekniikan vanhentumisella, minkä vaikutusta en sinällään aio tässä vähätellä, vaikka kehittämisen mahdottomuus tosin sekin kertoo huonosta suunnittelusta.

Miten moka voitaisiin välttää tulevaisuudessa?

  • Julkisten varoin tuotettujen materiaalien tulisi aina siirtyä julkiseksi omaisuudeksi, mikä ei estä alkuperäistä kehittäjääkään hyödyntämästä työtään tulevissa ratkaisuissaan. Toisin sanoen kaupungin tulee ostaa mieluummin itse järjestelmiä kuin ylihintaisia lisenssejä niihin. Parhaimmillaan esimerkiksi Turun kaupunki ottaisi käyttöön saman järjestelmän ja tekisi siihen parannuksia, joista myös Tampere hyötyisi.
  • Tietojärjestelmähankinnoissa tulisi suosia avointa lähdekoodia ja vaatia avoimia rajapintoja sekä kunnollista dokumentaatiota pitkin matkaa, jottei vapaiden markkinoiden sijaan päädytä yhden toimittajan armoille. Jos pienetkin muutokset pystyy hoitamaan ainoastaan yksi taho, tämä voi pyytää aivan niin korkeaa hintaa kuin ilkeää. Rajapinnat mahdollistaisivat myös sen, että järjestelmän voisi hankkia oikeasti toteuttamiskelpoisen suuruisina osina ja mahdollisesti eri toimittajilta.
  • Kaupungin toimintaa tulee suunnitella pitkäjänteisesti eikä vuosi kerrallaan. Kilpailutuksessa tämä tarkoittaa, että hintoja vertaillessa tulisi huomioida tuotteen tai palvelun koko elinkaari, ei ainoastaan hankintahintaa.
  • Yksi ongelma on jo korjattu. Aikaisempi hankintalaki esti kuntia ottamasta tarjouskilpailussa huomioon aikaisempia kokemuksia samoista toimittajista. Hyvänä tarkoituksena oli estää kauppojen valuminen aina samoille luotettaviksi havaituille yrityksille, mutta käytännössä laki pakotti myös jättämään huomiotta tarjoajan kyvyttömyyden pitää kiinni aikaisemmistakaan lupauksistaan. Syyskuun alussa voimaan tullut uusi laki ei tietenkään edelleenkään takaa sitä, että hankintojen suunnitteluun osallistuisivat kaupungilla työskentelevät käytännön asiantuntijat tilattavaa tekniikkaa ymmärtämättömien hallintoviranomaisten (saati kilpailutuksiin osallistuvien firmojen) sijaan. Se korjaa kuitenkin tämän yhden ongelman. Logicoilta ja Accentureilta ei ole vastedes pakko ostaa sutta ja sekundaa, paitsi tietysti jos ne osoittavat kohentaneensa toimintaansa edellisistä näytöistään. Ohjelmistofirmoja on turha syyttää, jos ne toimivat aivan kuten julkissektori tilaajana niitä kannustaa toimimaan.

Näin matkustajan näkökulmasta täytyy sanoa, että uudet hienot näytöt ovat toimineet paremmin kuin Logican tuotteet tavallisesti, vaikka käyttöliittymä mahdollistaakin lukuisia väärintulkintoja. Otan mieluummin hiukan keskeneräisiä palveluita käyttöön kuin odottelen vuosikymmenen IT-järjestelmää, jota ei koskaan tule.

Kaupunkitilan omistajat

Kävelin eilen Kalevasta Tesomalle katsellen ihmisiä arkisissa touhuissaan, joko matkalla suuntiinsa tai vain istuskelemassa. Jokainen heistä muokkasi katukuvaa pelkällä läsnäolollaan, punkkarista rautatieasemalla kauluspaitaiseen mieheen Vastavirran edustalla. Ilman ketä tahansa heistä kaupunki olisi näyttänyt piirun verran harmaammalta ja yksitotisemmalta.

Kaupunkitilan hallinta on ollut viime aikojen kestoaiheita. Saako puistossa pitää piknikkiä ja juoda valkoviiniä? Ovatko alusvaate- ja keksimainokset ”eettisempiä” kuin valkoviinimainokset? Jos ei pysty olemaan juomatta erittäin kuivaa valkoviiniä päivittäin, menettääkö luvan istua keskustorilla? Eikö poliisilla ole mitään tärkeämpää tekemistä kuin kopeloida kaikkia hipinnäköisiä ohikulkijoita? Miksi roskat eivät ole roskiksissa? Miksi Sorsapuistossa käydään tarpeilla puskien seassa ja talojen kulmilla? Miten keskellä kaupunkia sijaitsevaa Sorinaukiota on mahdollista tyhjäkäyttää autiona hiekkakenttänä? Häiritseekö Hämeenkatua enemmän yksityisautoilu vai se, että lähes jokainen bussilinja kulkee keskustorin kautta? Kenen mielestä on oikeasti kivan näköistä, että asuinalueen kaikissa taloissa on samanvärinen katto? Onko taidetta ympäri kaupunkia monien ihmisten tekemänä graffiteissa ja Patosillalla vai ainoastaan Kuvataitelijoiden (amk) tekemänä museoissa? Saako kadulla kerjätä, ja jos niin kuka?

Tampereen katukuva on elähdyttävän monipuolinen. Siinä näkyy hyvin monien erilaisten ihmisryhmien oleminen. Sanomattakin on selvää (mutta sanonpa nyt kuitenkin), että kaikki näistä ryhmistä eivät pidä toisistaan ja että heidän toimintansa kaupunkikuvan muokkaajina on toisinaan ristiriidassa keskenään. Kaikki he ovat kuitenkin yhtä lailla kaupungin asukkaita, joiden täytyisi jotenkin kyetä tulemaan toimeen ja sietämään toistensa näkemistä.

Laki antaa kehikon tälle kaikelle, mutta laki ei voi eikä sen pidä valvoa sitä, mikä on hyvää käytöstä saati miellyttävää silmälle. Joihinkin asioihin, esimerkiksi Hämeenkadun liikenteeseen, kaupunki vaikuttaa suoraan, ja niitä olisi hölmöä yrittää ratkaista muuta kautta. Joissain asioissa, esimerkiksi pormestari Niemisen innossa asettaa puistoon vartijoita, tapahtuu selkeitä ylilyöntejä. Kun politiikkaa sotketaan asioihin, joihin se ei kuulu, muuttuu kaupunkiympäristö helposti vihamielisempään suuntaan. Kielloilla ja rajoituksilla on paikkansa, mutta kun niillä yritetään ratkoa paljon syvempiä ongelmia, saadaan yleensä aikaan lähinnä lisää vahinkoa. Ihmisten tai edes mainosten ”siivoaminen” katukuvasta ei poista alkoholismia. Ja jos ihminen tuntee, ettei voi ottaa askeltakaan joutumatta tarkkailluksi, kärsii hänen luovuutensa ja tuotteliaisuutensa.

Tampereen piraattien kunnallisvaaliohjelmaa sorvatessa mietimme juuri tällaisten julkisten olohuoneiden ja kaupunkilaisten omaehtoisen toiminnan tärkeyttä. Iron Skyta tuskin olisi, ellei ensin olisi ollut aktiivisia scifi-nörttejä ja nollabudjetin leffantekijöitä. Angry Birdsiä tuskin olisi, ellei ensin olisi ollut vuosikymmenten kaikkea muuta kuin ammattimaista demosceneä. Ja vaikka mitään suurta ei koskaan poikisikaan, niin esimerkiksi kaupunginosien omat tapahtumat lisäävät viihtyisyyttä ja tuovat elämänsisältöä puuhaajilleen. Usein kaupungilta paras kannustus onkin pysyä poissa tieltä eikä ainakaan pyrkiä suitsimaan toimintaa. Jos kaupungilla nyt lisäksi sattuu olemaan tueksi vaikkapa joutokäynnillä olevia tiloja, joita luovuttaa asukkaidensa käyttöön, aina parempi.

Valitettavan usein kansalaisia pyritään ”aktivoimaan” ylhäältä päin johdetuilla, hieman keinotekoisilla projekteilla. Kuitenkin kun kansalaiset itse aktivoituvat ruohonjuuritason toimintaan, tätä paheksutaan. Kyselytutkimus asuinalueelle kerää vain vähän vastauksia, koska kukaan ei usko voivansa tätä kautta vaikuttaa mihinkään merkitykselliseksi kokemaansa. Kun Rantaväylän tunnelista taas vaatii kansanäänestystä yli viisi prosenttia tamperelaisista, valtuusto tyrmää moisen yrityksen puuttua päätöksentekoon. Kulttuuri kaupungissa vaikuttaa turhan usein toimivan samankaltaisella logiikalla.

Kaupunkitila on parhaimmillaan, kun on olemassa väljät puitteet, joiden sisällä se saa elää rauhassa ja siihen pääsevät vaikuttamaan hyvin monenlaiset toimijat. Millään yhdellä ryhmällä ei pitäisi olla valtaa typistää kaupunkikuvasta kaikkia niitä puolia, jotka eivät satu sopimaan omalle mukavuusalueelle. Tampere olemme kaikki me.