Tampereen tietotekniikkamokat, osa 4: Puurekisteri

Tässä sarjassa nostan esiin joitain Tampereella sattuneita tietotekniikkamokia. Tarkoituksena ei ole kuitenkaan erityisesti jumiutua näihin yksittäistapauksiin, vaan käyttää niitä esimerkkeinä miettiäkseni perustavamman tason ongelmia, joiden takia nämäkin ongelmat ovat ylipäätään olleet mahdollisia. Pääajatukseni on, että asiantuntevalla hoidolla tietotekniikasta olisi mahdollista säästää paljon rahaa, jolle löytyisi tarpeellisempaa käyttöä muualla. Neljännessä osassa nostan esiin tapauksen, joka on kaupungin mittakaavassa pieni, mutta huomionarvoinen juuri siksi, että se on niin tavanomainen.

Mitä tapahtui?

Korostan heti alkuun, etten tunne tapauksen taustoja, enkä osaa arvioida hankitun järjestelmän hyvyyttä. Toistan ainoastaan pöytäkirjoista löytyviä lukuja, koska ne havainnollistavat jotain olennaista tietojärjestelmien hankinnasta yleensä. Itse pöytäkirjat haltuuni on toimittanut eräs kaupungin työntekijä. Vaikka kyseessä ovat julkiset asiakirjat, en käytännössä muulla tavoin olisi päässyt tietoihin käsiksi, sillä papereita ei löydy kaupungin nettisivuilta, enkä olisi arvannut mitä pyydellä nähtäville, jos olisin kävellyt kaupunginkansliaan.

Helmikuussa 2008 tietohallintojohtaja Teppo Sulonen teki päätöksen infraomaisuuden hallintajärjestelmän hankinnasta. Järjestelmällä pidetään kirjaa kaupungin omistamista yleisistä alueista, katu- ja liikennevalojen kunnossapidosta, kadunvarsien puista ja venepaikoista. Kilpailutuksen perusteella ”Tampereen kaupunkiympäristön kehittämisen tilaajayksikön, konsernin tietohallintoyksikön, Tampereen kaupungin yhdyskuntatuotannon ja Tampereen Logistiikan henkilöstöstä” koostunut arviointiryhmä totesi, että ”kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous” oli yhdyskuntatekniikan ohjelmistoihin erikoistuneen Vianova Systemsin kehittämä Novapoint Iris -järjestelmä. Käyttökustannukset laskettiin seitsemälle vuodelle. Hankintahinta oli 68 500 euroa ja käyttökustannukset noin 24 800 euroa vuodessa.

Seuraavat pöytäkirjat ovatkin sitten melko yksitotista luettavaa. Näissä on kaikissa kyseessä samalta toimittajalta tilattu laajennos tai päivitys Irikseen:

  • 05.06.2009 Laajennustyö 13 650 euroa (alv 0%)
  • 09.06.2009 Selvitystyö järjestelmän kehittämisestä 26 000 euroa (alv 0%)
  • 01.07.2009 Katurekisterin laajennustyö 10 500 euroa (alv 0%) ja vuosittaisen ylläpitomaksun korotus laajennuksen johdosta 1 040 euroa (alv 0 %)
  • 01.07.2009 Puurekisterin laajennustyö 9 450 euroa (alv 0%) ja vuosittaisen ylläpitomaksun korotus laajennuksen johdosta 800 euroa (alv 0 %)
  • 16.10.2009 Yleisten alueiden hallinnan laajennustyö 18 300 euroa (alv 0%)
  • 09.12.2009 Venepaikkarekisterin laajennustyö 10 500 euroa (alv 0%)
  • 09.12.2009 Web-laajennustyö 9 450 euroa (alv 0%)
  • 26.08.2010 Mobiilikäytön pilotti 5 500 euroa (alv 0 %)
  • 23.09.2010 Muutostyö 7 000 euroa (alv 0 %)
  • 30.11.2010 Laajennuksen suorahankinta 52 900 euroa (alv 0 %) ja vuotuinen ylläpitohinta 4 600 euroa
  • 28.03.2011 Laajennuksien hankinta 21 000 euroa (alv 0 %)
  • 11.11.2011 WFS-rajapinta 9 000 euroa (alv 0 %)
  • 12.4.2012 Versiopäivitys 24 000 euroa (alv 0 %)

Esittelijöiden ja tietohallintopäällikön virkaa toimittavien nimet vaihtelevat jonkin verran, mutta kaava on kaikissa sama. Päättäjäksi on merkitty yksi ainoa henkilö. Muutostöiden hinnaksi esitetään enintään tähän listaamani summa, jonka päälle tulevat matkakustannusten korvaukset. Jos oletetaan, että ylläpitomaksujen korotukset ovat käytännössä astuneet voimaan päätöstä seuranneen vuoden alusta, olisi järjestelmä tähän mennessä maksanut kaupungille 419 870 euroa. Tämä on yli tuplasti siihen nähden, mikä näille viidelle vuodelle laskettu kustannus olisi tarjouksen perusteella ollut.

Miksi tämä on moka?

Ainakin päälle päin tapaus vaikuttaa oppikirjaesimerkiltä niin kutsutusta vendor lock-in -tilanteesta eli yhden toimittajan loukosta. Nostan päämokaksi kuitenkin hiukan perustavamman ongelman, joka papereista varmasti nousee esiin. Olen aikaisemminkin käsitellyt sitä, miksi tietotekniikan eriyttäminen sillä tehtävistä toiminnoista on huono idea. Näidenkin kyseessä olevien päätösten takana on tietotekniikasta vastaava tilaaja eli Tietohallintoyksikkö. Yksikkö koostuu hallintoalan eikä tietotekniikan osaajista. Tavallisesti suuret hankinnat täytyy hyväksyttää valtuustolla, missä on se hyvä puoli, että valtuustolistat yleensä silmäilee läpi ainakin joku kiireinen toimittaja ja muutama kansalaisaktivisti, toivon mukaan myös osa valtuustosta. Tietohallinto pystyy kuitenkin päättämään jopa satojentuhansien hankkeista virkamiespäätöksinä, jotka tulevat julkisuuteen yleensä vain puolivahingossa tämänkaltaisia kummallisia reittejä pitkin. Koska alaa oikeasti tuntevat henkilöt eivät pääse kuulemaan päätöksistä ja siten kantamaan korttaan kekoon arvioinnissa, hämärien sisäpiirikauppojen tekeminen muuttuu turhan houkuttelevaksi, ja toisaalta myös hyvin toteutetut hankinnat vaikuttavat helposti epäilyttäviltä, koska ne on tehty puolittain pimennossa.

Miten moka voitaisiin välttää tulevaisuudessa?

  • Vähänkään monimutkaisempien tietojärjestelmien kehittäminen ja räätälöinti on pitkäjänteistä työtä, eikä oikeastaan ole olemassa pistettä, jolloin kaikki olisi valmista. Tietojärjestelmää ei olekaan mielekästä ajatella hankintana samassa mielessä kuin vaikkapa työkoneen hankintaa, vaan pikemminkin jatkuvana sijoituskohteena siinä kuin itse organisaatiota, johon se kuuluu.
  • Niin luottamuselinten päätösten kuin viranomaispäätösten tulisi olla helposti saatavilla kaupungin nettisivuilta. Päätöksiä tulisi voida hakea sanahaulla leipätekstiin ja päättäjien nimillä. Vanhojen asiakirjojen skannaus tulisi aloittaa välittömästi, ja digitointiprosessin ollessa vielä kesken pitäisi papereita voida helposti pyytää nähtäville.
  • Kilpailutukset tulisi hoitaa tavalla, jossa ei jouduta sidoksiin yhden ainoan toimittajan kanssa. Tietojärjestelmien osalta tämä tarkoittaa avoimien rajapintojen vaatimista ja avoimen lähdekoodin ratkaisujen suosimista. Ylläpito ja päivitysten teko pitäisi olla aina mahdollista toteuttaa kaupungin omana toimintana, vaikkei tähän käytännössä tarvitsisikaan mennä. Nykyisellään kunnat kannustavat softafirmoja tekemään hankintahinnaltaan vaikka tappiollisia mutta samalla mahdollisimman huonosti toimivia järjestelmiä, joihin joudutaan tekemään mahdollisimman paljon korjauksia.

Näin tavallisena kuntalaisena ihmettelen, mikseivät kunnat voisi toimia enemmän kuten tavallisen järkevä yksittäinen kuluttaja. Jos tarvitsen auton, ostan halvimman tarpeisiini riittävän enkä Porschea. Jos kuitenkin haluan Porschen, en osta Ladaa ja maksa kauppiaalle sen muuttamisesta Porscheksi. Jos ostamani televisio on valmiiksi rikki, palautan sen kauppaan. Jos kauppias yrittää rahojeni palauttamisen sijaan nyhtää minulta lisää rahaa telkkarin korjaamisesta, otan yhteyttä kuluttaja-asiamieheen.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *